​​Retretten skal være et trygt sted å komme til og ta kontakt med. Vi behandler personopplysninger for å besvare henvendelser, administrere kurs og sende informasjon du har bedt om.

 

Denne erklæringen beskriver hvordan vi behandler opplysninger gjennom retretten.no, e-post, kurspåmelding og publisering av bilder og historier.

​

Hvem er ansvarlig?

Stiftelsen Retretten er behandlingsansvarlig. Det betyr at vi har ansvar for hvorfor og hvordan personopplysninger brukes.

Organisasjonsnummer: 985 357 455
Adresse: Kristian IVs gate 13, 0164 Oslo
E-post: kontor@retretten.no
Telefon: 22 20 93 92

Daglig leder har det overordnede ansvaret for personvernarbeidet. Du kan bruke kontaktinformasjonen ovenfor hvis du har spørsmål eller ønsker å benytte personvernrettighetene dine.

​

Besøk i lokalene våre

Du trenger ikke registrere deg for å besøke Retrettens åpne tilbud.

Vi teller antall besøkende og noterer antallet for å følge med på aktiviteten. Denne tellingen inneholder ikke navn eller andre opplysninger som identifiserer den enkelte.

Påmelding til kurs behandles separat, som beskrevet nedenfor.

​

Når du kontakter oss

Når du bruker kontaktskjemaet eller sender oss e-post, behandler vi kontaktopplysningene dine og innholdet i henvendelsen. Dette kan være navn, e-postadresse, telefonnummer og det du selv skriver. Vi bruker opplysningene til å besvare spørsmål og følge opp det du ber om. Du blir ikke meldt på nyhetsbrev bare fordi du kontakter oss.
 

Skjemahenvendelser lagres i Wix og sendes også til oss på e-post gjennom Microsoft 365. Hos Retretten har daglig leder og to faste ansatte med særskilt ansvar for henvendelser tilgang til disse meldingene.
 

Behandlingsgrunnlaget for vanlige henvendelser er vår berettigede interesse i å kunne besvare og følge opp personer som kontakter oss, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
 

Ikke send helseopplysninger, fødselsnummer, detaljer om straffbare forhold eller andre særlig private opplysninger gjennom kontaktskjemaet eller vanlig e-post. Ta heller kontakt for å avtale hvordan nødvendige opplysninger eventuelt kan formidles.

​

Kurspåmelding og motivasjonsbrev

Når du søker om eller melder deg på et kurs, behandler vi opplysningene som er nødvendige for å vurdere søknaden, kontakte deg og administrere deltakelsen.

Dette kan omfatte:
 

• Navn og kontaktinformasjon.

• Hvilket kurs du søker eller deltar på.

• Opplysninger om motivasjon, mål, styrker og utviklingsområder.

• Nødvendig kommunikasjon om søknaden og kurset.

Kurspåmeldinger og motivasjonsbrev lagres i Retrettens OneDrive i Microsoft 365. Tilgangen er begrenset til daglig leder og faste ansatte som arbeider med kursene.

Formålet med motivasjonsbrevet er å bli kjent med motivasjonen din og hva du ønsker å oppnå. Vi ber ikke om helsehistorikk, diagnoser eller opplysninger om straffbare forhold. Unngå å ta med slike opplysninger eller private opplysninger om andre.

Hvis vi mottar opplysninger som ikke er nødvendige for søknaden eller deltakelsen, skal disse fjernes fra materialet vi oppbevarer videre. Dersom særlige personopplysninger er nødvendige for en konkret oppfølging, må dette avklares særskilt før videre behandling.

Behandlingsgrunnlaget for nødvendige opplysninger til søknadsbehandling og gjennomføring av en avtalt kursplass er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
 

Du velger selv om du vil søke. Uten nødvendige kontakt- og søknadsopplysninger kan vi ikke behandle søknaden eller administrere kursplassen.

​

Nyhetsbrev

Vi sender nyhetsbrev gjennom Wix til personer som selv har meldt seg på.

Vi bruker e-postadressen din til å sende informasjon om Retrettens tilbud, aktiviteter og arbeid. Behandlingsgrunnlaget er samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a.
 

Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å bruke avmeldingslenken i nyhetsbrevet eller kontakte oss. Du trenger ikke abonnere på nyhetsbrev for å bruke tilbudene våre.

​

Nettsiden, statistikk og informasjonskapsler

Nettstedet drives på Wix. Når du besøker en nettside, behandles tekniske opplysninger for å levere innholdet og ivareta drift og sikkerhet. Slike opplysninger kan omfatte IP-adresse, tidspunkt og informasjon om nettleser og enhet.

Retretten bruker Wix sin innebygde statistikk for å forstå hvordan nettstedet brukes og forbedre innholdet. Rapportene vi bruker, viser blant annet besøkstall, geografiske områder og typer enheter. At en rapport viser samlede tall, innebærer ikke nødvendigvis at opplysningene er anonyme under innsamlingen.
 

Dersom vi tar i bruk nye analyseverktøy, skal informasjonen og nødvendige samtykkeløsninger oppdateres før verktøyene aktiveres.

​

Kommentarer på bloggen

Dersom kommentarfelt er tilgjengelig og du velger å kommentere, blir kommentaren og navnet eller visningsnavnet du bruker, synlig for andre.

Ikke skriv helseopplysninger, detaljer om straffbare forhold eller private opplysninger om deg selv eller andre i kommentarfeltet.
 

Vi bruker kommentarene for å legge til rette for dialog om innholdet på bloggen. Behandlingsgrunnlaget for publiseringen er samtykket du gir ved å velge å publisere kommentaren etter å ha fått informasjon om synligheten.

Du kan kontakte oss hvis du ønsker hjelp til å få fjernet en kommentar du har skrevet.

​

Bilder, personlige historier og podkast

Vi publiserer ikke identifiserbare bilder, personlige historier eller podkastopptak uten samtykke fra den det gjelder.

Før publisering skal du få vite hva som skal publiseres, formålet og hvilke kanaler innholdet skal brukes i. Samtykket skal være frivillig og konkret. Du kan si nei uten at det påvirker tilgangen til Retrettens tilbud.
 

Behandlingsgrunnlaget er samtykke etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Dersom innholdet røper helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger, kreves også et særskilt grunnlag, normalt uttrykkelig samtykke etter artikkel 9 nr. 2 bokstav a.
 

Du kan kontakte oss for å trekke samtykket tilbake. Vi stanser da videre bruk som bygger på samtykket og fjerner innhold fra kanaler vi selv kontrollerer. Tilbaketrekkingen endrer ikke lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket tilbake.

Innhold som er offentliggjort, kan ha blitt delt eller kopiert av andre. Vi kan derfor ikke garantere at alle kopier utenfor våre egne kanaler blir fjernet.

​

Leverandører og tilgang

Vi bruker følgende leverandører:
 

• Wix: nettsted, kontaktskjema, nyhetsbrev og nettstatistikk.

• Microsoft 365: e-post og lagring i OneDrive.
   

Leverandørene behandler opplysninger som er nødvendige for tjenestene de leverer. Behandling på våre vegne reguleres gjennom databehandleravtaler.

Internt skal tilgangen være begrenset til ansatte som trenger opplysningene for å utføre oppgavene sine.
 

Leverandørene benytter underleverandører, og behandling kan innebære overføring av opplysninger til land utenfor EU/EØS. Slike overføringer må ha et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EUs standard personvernbestemmelser.
 

Du kan kontakte oss for nærmere informasjon om leverandører og overføringsgrunnlag som gjelder opplysningene dine.

​

Innhold og lenker fra andre nettsteder

Nettstedet kan inneholde podkastspillere eller annet innhold fra eksterne tjenester. Slike tjenester kan behandle tekniske opplysninger når innholdet lastes inn eller brukes.

Vi har også lenker til andre nettsteder. Når du følger en slik lenke, gjelder personverninformasjonen til nettstedet du besøker.

​

Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene?

Vi skal ikke oppbevare personopplysninger lenger enn det er behov for til formålet de ble samlet inn for.
 

Følgende frister gjelder som hovedregel:
 

• Vanlige henvendelser: slettes senest seks måneder etter at henvendelsen er ferdig behandlet.

• Søknader som ikke fører til kursplass: søknad og motivasjonsbrev slettes senest tre måneder etter avsluttet opptak, med mindre vi særskilt avtaler å beholde nødvendige opplysninger til et senere opptak.

• Motivasjonsbrev fra kursdeltakere: slettes senest seks måneder etter at deltakelsen er avsluttet, og tidligere dersom brevet ikke lenger er nødvendig.

• Nødvendig oversikt over gjennomført kurs: navn, kurs og gjennomføringstidspunkt kan oppbevares i inntil to år etter avslutning for å besvare spørsmål om deltakelsen og dokumentere gjennomført kurs.

• Nyhetsbrev: e-postadressen brukes til utsending frem til du melder deg av. En begrenset registrering av avmeldingen kan beholdes for å hindre nye utsendinger til deg.

• Publisert innhold og samtykker: oppbevares så lenge innholdet brukes til det avtalte formålet og samtykket gjelder. Behovet for fortsatt publisering vurderes regelmessig.

Opplysninger som ikke lenger trengs, skal slettes også før de oppgitte fristene. Unntak kan gjelde dersom konkret lovgivning krever oppbevaring, eller opplysningene er nødvendige for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Vi gjennomgår lagrede opplysninger minst én gang i året. Slettingen skal omfatte relevante kopier i Wix, e-post og OneDrive. Sikkerhetskopier og gjenopprettingskopier håndteres etter leverandørenes sletterutiner.

​

Rettighetene dine

Du kan kontakte oss for å:
 

• Få informasjon om og innsyn i personopplysninger vi behandler om deg.

• Få rettet uriktige eller ufullstendige opplysninger.

• Be om sletting eller begrensning av behandlingen.

• Protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse.

• Trekke tilbake et samtykke.

• Be om å få utlevert opplysninger i et egnet format når vilkårene for dataportabilitet er oppfylt.
   

Hvilke rettigheter som gjelder, avhenger av behandlingsgrunnlaget og situasjonen. Vi forklarer det dersom vi ikke kan oppfylle en forespørsel.

Vi svarer uten ugrunnet opphold og normalt innen én måned. Dersom vi trenger mer tid etter reglene i personvernforordningen, får du beskjed innen den første måneden. Ved behov ber vi om tilstrekkelig informasjon til å bekrefte identiteten din.

​

Send forespørselen til kontor@retretten.no.

Unngå å sende legitimasjon eller andre sensitive dokumenter før vi eventuelt har avtalt en egnet fremgangsmåte.

​

Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket. Se www.datatilsynet.no.

​

Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når behandlingen av personopplysninger eller tjenestene våre endres. Ved vesentlige endringer gir vi ytterligere informasjon når det er nødvendig.

Sist oppdatert: 30.10.2026